

Projekt-Details
Name:
Jule Rolff – Virtueller Business Support
Kontaktdaten:
Achtern Kamp 15
25524 Heiligenstedtenerkamp
Tel.: 0155 60835822
E-Mail: kontakt@meinvbs.de
Web: www.meinvbs.de
Jule Rolff – Virtueller Business Support
Von der Unsicherheit nach dem Schulabschluss über erste Erfahrungen im Test- und Impfzentrum während der Corona-Pandemie bis hin zur erfolgreichen Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement – der berufliche Weg von Jule verlief nicht immer geradlinig. Heute lebt die gebürtige Itzehoerin wieder in ihrer Heimatstadt und hat mit ihrer Selbstständigkeit als Virtuelle Assistenz den Schritt in die unternehmerische Freiheit gewagt. Mit Organisationstalent, Struktur und dem Mut, neue Wege zu gehen, hat sie sich ein eigenes Business aufgebaut und unterstützt nun vor allem Soloselbstständige bei Backoffice-Aufgaben und Prozessoptimierungen.
- Wo bist Du geboren und aufgewachsen, wo wohnst Du jetzt?
Ich bin in Itzehoe in Schleswig-Holstein geboren und in zwei verschiedenen Dörfern im Umkreis aufgewachsen. Heute wohne ich direkt in Itzehoe.
- Wie war Dein beruflicher Werdegang?
Etwas holprig, da ich während der Schulzeit nicht genau wusste, welchen Weg ich einschlagen wollte. Nach der Schule bin ich erst einmal jobben gegangen, um mich zu orientieren. Einschlägig war da vor allem mein Job im Test- und Impfzentrum während der Corona-Pandemie. Dort habe ich viele neue Erfahrungen gesammelt und mich charakterlich und persönlich weiterentwickelt. Im Anschluss absolvierte ich eine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement in Elmshorn. Ich stellte in der Ausbildung fest, dass ich alle Fähigkeiten besitze, die man für diesen Beruf benötigt. So konnte ich die Ausbildung tatsächlich als Jahrgangsbeste in der Berufsschule abschließen.
- Wie bist Du auf die Idee gekommen, Dich als Virtueller Business Support selbstständig zu machen?
Nach der Ausbildung konnte ich mir nicht vorstellen, weiterhin jeden Tag 9 to 5 zu arbeiten, unter anderem, weil meine beruflichen Aufstiegschancen mit der Ausbildung begrenzt schienen – ebenso wie das Gehaltsgefüge. Da ich schon immer eine sehr selbstständige Persönlichkeit war, die Freiheit und Flexibilität sucht, gefiel mir der Gedanke, mich selbstständig zu machen, zumal meine Mutter auch selbstständig ist. Die Umstände der Selbstständigkeit sind mir also vertraut und ich hatte gleich eine gute Ansprechpartnerin für Fragen. Also habe ich geschaut, was zu mir passt und wo ich meine Stärken einbringen kann. So bin ich auf die Tätigkeit der Virtuellen Assistenz gestoßen. Der Job passt perfekt zu mir, weil ich all meine Stärken wie Ordnung und Struktur mit den gelernten Fähigkeiten der Kauffrau für Büromanagement vereinen kann. Gleichzeitig kann ich ortsunabhängig und flexibel arbeiten.
- Bist Du im Voll- oder Nebenerwerb gestartet und wo siehst Du die Vor- und Nachteile bei der Entscheidung?
Ich bin im Vollerwerb gestartet, da ich nach der Ausbildung das Angebot meiner Ausbildungsfirma eines dualen Studiums abgelehnt, und mich arbeitslos gemeldet habe. So konnte ich den Gründungszuschuss beantragen, der mir eine finanzielle Grundlage geschaffen hat, während ich mich gleichzeitig zu 100 % auf den Aufbau meines Business kümmern konnte. Das war natürlich auch ein Vorteil: ich konnte mich komplett auf mein Business konzentrieren. Andererseits ist das Gründen im Vollerwerb natürlich viel riskanter als im Nebenerwerb. Der Gründungszuschuss ist eine „Kann-Leistung“, muss also nicht gewährt werden, und ist zeitlich begrenzt. Danach muss man dann von seinem Business leben können. Aber ich bin das Risiko eingegangen. Das war in meiner Situation naheliegend. Wären die Umstände anders gewesen, z. B. wenn ich einen guten Job gehabt hätte, oder Familie, etc., hätte ich mich sicher dafür entschieden, im Nebenerwerb zu starten. Diese Entscheidung ist immer situationsabhängig.
- Was genau macht eine Virtuelle Assistenz?
Das ist sehr unterschiedlich, je nach Qualifikation. Eine Virtuelle Assistenz, kurz VA, kann eine Vielzahl an Dienstleistungen anbieten, sowohl für Unternehmen, Soloselbstständige als auch für Privatpersonen. VAs arbeiten dabei vollständig oder überwiegend remote, was sie ortsunabhängig, also „virtuell“ macht. Die größten Bereiche sind Dienstleistungen rund um das Thema Social Media und Backoffice, neuerdings auch KI. In meinem Fall ist es das Backoffice. Ich spezialisiere mich dabei immer mehr auf die Branchen Finanzen, Immobilien, IT und Marketing. Zu meinen häufigsten Aufgaben zählt: E-Mail-Management, Kundenservice, Dokumentenmanagement und -erstellung und vorbereitende Buchführung. Aber auch die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen oder andere branchenspezifischen Aufgaben. Ein weiterer Zweig ist die Prozessoptimierung. Viele meiner Kunden sind selbst Soloselbstständige, die absolute Profis in ihrem Bereich sind und ihr Business komplett alleine führen, aber keine Struktur oder Erfahrung bei den anfallenden Aufgaben im täglichen Backoffice haben. Da schaue ich dann mit meinen Kunden, was man optimieren kann.
- Hast Du je an Deiner Entscheidung gezweifelt?
Bereut habe ich es bisher nicht, aber Zweifel gab es natürlich und ich denke das ist auch normal. Gerade in den ersten paar Monaten war es schwierig, die ersten Kunden zu gewinnen, da man sich als neue Virtuelle Assistenz einen Vertrauensvorschuss erarbeiten muss und die Konkurrenz groß ist. Da kommen Zweifel auf, ob man es schafft, auch im Hinblick auf den finanziellen Aspekt.
- Welche Rolle hat das CAT dabei gespielt? Welche Beratungsleistungen hast Du in Anspruch genommen?
Meine Ansprechpartnerin bei der Agentur für Arbeit gab mir den Hinweis, dass man einen Gründungszuschuss beantragen kann. Sie empfahl mir die Teilnahme an dem Existenzgründerkurs beim CAT in Meldorf. Das CAT bereitet dich in allen Themenbereichen auf die Selbstständigkeit vor und berät bei der Erstellung des Businessplans. Der Businessplan ist ein wesentlicher Bestandteil zur Beantragung des Gründungszuschusses. Die Teilnahme am Existenzgründungskurs erleichterte mir der Einstieg in die Selbstständigkeit erheblich und hat mich vor einigen typischen Fehlern beim Gründen bewahrt.
- Wie ist es bislang gelaufen?
Insgesamt bin ich sehr zufrieden, wie es sich entwickelt hat und weiterentwickelt. Der Start, also die ersten 3-4 Monate waren hart, da man erst einmal Kunden gewinnen muss und immer den finanziellen Aspekt im Rücken hat. Nach etwa acht Wochen konnte ich den ersten großen Stammkunden generieren, was mir einiges an Druck genommen hat. Von da an ging es stetig bergauf und ich hatte immer mehr Erfolgserlebnisse. Mittlerweile habe ich meinen Stammkundenkreis aufgebaut und kann es mir erlauben, mir meine Kunden auszusuchen und auch mal Aufträge abzulehnen.
- Was möchtest Du angehenden Gründern mit auf den Weg geben?
Einfach anfangen, wenn man eine gute Idee im Kopf hat. Viele haben Hemmungen, weil sie nicht wissen, wie sie beginnen sollen und lassen es dann oft doch bleiben. Aber man muss nicht alles von Anfang an können. Stück für Stück, damit man nicht überwältigt und dadurch überfordert wird. Perfektion und Erfahrungen kommen mit der Zeit von ganz allein. Außerdem ist es ratsam, sich Hilfe zu holen, zum Beispiel im CAT. Man muss nicht alles alleine machen oder können. Dort bekommt man nicht nur wertvolle Tipps, sondern auch einen roten Faden, an dem man sich orientieren kann. Zu guter Letzt ist es wichtig, dranzubleiben und sich nicht von Fehlern oder Niederlagen entmutigen zu lassen.
- Gibt es etwas, was Du gern schon vor Deiner Gründung gewusst hättest?
Der Existenzgründungskurs hat mich sehr gut auf die Selbstständigkeit vorbereitet, sodass es bisher keine großen „Überraschungen“ gab.
- Raum für persönliche Anmerkungen:
Oft heißt es: Man kann sich nur mit einer Idee selbstständig machen, für die man brennt, also eine Leidenschaft hat. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass man auch mit etwas starten kann, welches man im Prozess lieben lernt. Ich wusste lange Zeit nicht, wohin mich mein Weg führt und bin froh etwas gefunden zu haben, was ich sehr gerne mache.



















